Boekhouding bewaren, hoe lang?
Je administratie opruimen voelt heerlijk. Oude mappen weg, digitale bestanden opschonen…
Maar hoe lang moet je je boekhouding eigenlijk bewaren zonder problemen met de Belastingdienst te krijgen?
Het korte antwoord: meestal 7 jaar, soms 10 jaar. In deze blog leggen we het rustig en praktisch uit, zonder Belastingdienst-jargon. Zo weet je precies waar je aan toe bent – en voorkom je gedoe achteraf.
Hoe lang moet je boekhouding bewaren?
Als ondernemer ben je verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren.
Dit geldt voor zowel papieren als digitale administratie.
Denk aan:
- Inkoop- en verkoopfacturen
- Bankafschriften
- Contracten
- BTW-aangiftes
- Grootboek en subadministraties
Deze bewaarplicht is er zodat de
Belastingdienst achteraf kan controleren of alles klopt.
Wanneer geldt 7 jaar en wanneer 10 jaar?
In de meeste gevallen is 7 jaar voldoende.
Maar er zijn uitzonderingen:
10 jaar bewaarplicht geldt voor:
- Onroerende zaken, zoals:
- Bedrijfspanden
- Grond
- Rechten op onroerend goed
Ook als je gebruikmaakt van speciale btw-regelingen (zoals het eenloketsysteem voor internationale btw), kan een bewaartermijn van 10 jaar gelden voor die specifieke transacties.
👉 Tip: dit geldt vaak maar voor een deel van je administratie, niet alles.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Dit is een punt waar veel ondernemers de mist in gaan.
De bewaartermijn begint niet altijd direct.
Hij start pas zodra een document zijn actuele waarde verliest.
Praktisch voorbeeld
- Je sluit een leasecontract van 4 jaar
- Tijdens die 4 jaar hoort het contract bij je lopende administratie
- Pas na afloop van het contract begint de bewaartermijn van 7 jaar
In totaal bewaar je dit document dus 11 jaar.
Kun je kortere bewaartermijnen afspreken?
Ja, in sommige gevallen wel.
De basis van je administratie moet je altijd 7 jaar bewaren, zoals:
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Inkoop- en verkoopadministratie
- Grootboek
Voor overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over:
- Kortere bewaartermijnen
- Digitaal of papier
- Minder detailniveau (bijvoorbeeld samenvattingen in plaats van dagstaten)
Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Zonder afspraak geldt altijd de standaard bewaarplicht.
Hoe pakken wij dit aan bij Amole?
Bij Amole kijken we niet alleen naar wat moet, maar vooral naar wat handig is.
Wij zorgen voor:
- Overzicht: wat moet je 7 jaar bewaren, wat 10 jaar?
- Slimme digitale opslag (veilig én overzichtelijk)
- Heldere uitleg, zodat je weet waarom iets blijft of weg kan
- Rust: geen twijfel bij een controle
Zo hoef jij niet elk jaar te stressen over oude mappen of volle cloudopslag.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
❌ Alles na 7 jaar weggooien, ook vastgoeddocumenten
❌ Denken dat digitale bestanden niet meetellen
❌ Contracten te vroeg verwijderen
❌ Geen overzicht hebben van wat nog “actueel” is
✅ Oplossing: één duidelijk bewaarschema + goede begeleiding.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Moet ik mijn administratie digitaal of op papier bewaren?
Beide mag. Digitaal is vaak overzichtelijker, zolang alles goed leesbaar en controleerbaar blijft.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met ondernemen?
Ja. De bewaartermijn loopt gewoon door na beëindiging van je bedrijf.
Mag ik administratie scannen en papier weggooien?
In veel gevallen wel, mits de digitale kopie volledig en betrouwbaar is.
Wat gebeurt er als ik mijn administratie niet meer heb?
Dat kan leiden tot correcties, boetes of omkering van de bewijslast.
De regel is simpel, maar de praktijk niet altijd:
- Meestal 7 jaar bewaren
- Soms 10 jaar, vooral bij onroerend goed en speciale btw-regelingen
- De bewaartermijn start pas als iets niet meer actueel is
Met een goed systeem en duidelijke begeleiding voorkom je fouten én stress.
Twijfel je of jouw administratie nog klopt? Of wil je weten wat je veilig kunt opruimen?
Plan een gratis kennismakingsgesprek met Amole.
Wij zorgen voor overzicht, rust en zekerheid in je cijfers – vandaag én over 7 jaar.
