Digital nomad

Onze werknemer Ben was voor hij bij ons in dienst kwam al redelijk de wereld aan het rond trekken

met zijn vrouw. Corona gooide roet in het eten en het stel kwam halsoverkop naar Nederland terug.

Omdat er voorlopig geen uitzicht was op een verre reis besloten ze om een baan weer in Nederland

te zoeken en hier het bestaan opnieuw op te bouwen. Ben kwam bij Amolé in dienst. Super leuk en

tot volle tevredenheid. Tot het moment dat Corona, min of meer, onder controle was, de grenzen

open gingen en het leven van alledag zijn intrede deed. Bij Ben ging het kriebelen en het duurde niet

lang of hij zijn wens bij Amolé neerlegde. Amolé is in dit geval Kees en Mariëtte de eigenaren. Ben

wilde graag weer reizen, ditmaal met een camper in Europa met zijn vrouw en of hij in plaats van 36

uur op kantoor dit 16 uur per week in de camper op afstand kon doen.

Ja, wat doe je dan? De keus was op zich snel gemaakt. Ben is een hele goede werknemer en wij

wilden Ben niet kwijt. Beter 16 uur dan 0 uren en zo is het idee, Ben komt een keer terug. Hoe vul je

dat verder in? Samen hebben we nagedacht over de ICT faciliteiten, het beschikbaar zijn voor

werkzaamheden, de binding met het team en de planning.

ICT

Bij Amolé was het sinds de start van de organisatie in 2012 al mogelijk om op afstand te werken. Het

dossier staat in de cloud, de software waren al SAAS oplossingen en men werkte op laptops. In de

loop van de tien jaar is dit alleen maar meer ‘gefinetuned’. Deze voorwaarden zijn de basis

voorwaarden om ‘remote’ te kunnen werken.

Om dit tijdens een reis te doen is de voorwaarde om op de dagen dat er gewerkt wordt een goede

internet verbinding te hebben. Met lokale data simkaarten (4G/5G), een goede mifi router en indien

nodig antennes voor signaal versterking is dit tegenwoordig prima te doen! De telefoon gaat via een

prepaid abonnement aangezien het meeste via data gaat. De laptop is beveiligd via VPN en met een

virusscanner die op afstand geregeld wordt door onze provider.

Het team en de afspraken

Eén keer per vier weken hebben we een teams overleg met Ben erbij om zo de band te houden met

de andere werknemers in de organisatie. We merkten dat als er weinig contact is dat Ben meer op de

achtergrond raakt. De betrokkenheid wordt minder. Dit is op deze manier opgelost. Verder wordt er

op werkdagen vaak genoeg met elkaar gesproken en weten de collega’s elkaar goed te vinden.

Er zijn afspraken gemaakt over de werkdagen. Als er geen vaste tijden zijn wordt het te vrijblijvend

en is er geen houvast voor het team thuis. Gelukkig zijn er geen tijdzones die impact hebben op de

uren die er normaal gesproken gewerkt worden in Nederland. We hebben daar in ieder geval nog

niet over hoeven nadenken. De contacten met klanten verlopen in principe niet via Ben omdat dit

ook niet handig is vanwege het beperkte aantal uren dat er gewerkt wordt.

Spoedklussen worden in principe niet bij Ben neergelegd. Het werk bestaat uit (meer) review

werkzaamheden en uitwerken van advies. Werkzaamheden die prima te doen zijn op de

achtergrond.

Arbo

De werkplek van Ben is in de camper. Hij heeft een goede stoel en tafel waar aan gewerkt wordt.

Daarnaast heeft hij twee extra schermen die aan de laptop geklikt zijn om zo net als op kantoor op

verschillende schermen te werken Beweging is er voldoende. Er wordt heel veel gewandeld in de

bergen en langs meren. We krijgen op kantoor de foto’s regelmatig binnen.

Fiscaal

Wij hebben gekozen voor de thuiswerkvergoeding die gegeven mag worden (in 2022 is dit € 2 per

dag) en nog een extra vergoeding voor telefoon/internet kosten. De laatste vergoeding wordt via de

vrije ruimte van de werkkostenregeling vergoed. Een werkgever mag ook een onbelaste vergoeding

geven voor het inrichten van een thuiswerkplek. Als er geen facturen zijn dan valt deze in de vrije

ruimte van de werkkostenregeling. Het kan een gerichte vrijstelling zijn als de werknemer facturen

kan overleggen.

De 183 dagen regeling is een belangrijke regeling bij het werken in het buitenland. Het woonland van

de werknemer heeft het recht om belasting te heffen als aan de volgende 3 voorwaarden wordt

voldaan:

• De werknemer verblijft binnen een bepaalde periode niet langer dan 183 dagen in het

       werkland. Afhankelijk van het belastingverdrag dat van toepassing is, kan deze periode een

       kalenderjaar zijn, een aaneengesloten periode van 12 maanden of een belastingjaar. Voor

      het berekenen van de 183 dagen telt u alle dagen mee waarop de werknemer in het

       werkland was, dus ook weekends en vakantiedagen. Een dagdeel telt als een volledige dag.

• De werknemer wordt betaald door of namens een werkgever die niet is gevestigd in het

       werkland.

• De werknemer werkt niet in een vaste inrichting van de werkgever in het werkland.

Ben woont in Nederland en verblijft niet langer dan 183 dagen in een werkland. Amolé is niet

gevestigd in de landen waar Ben doorheen reist. Ben is ook regelmatig weer even in Nederland. Hij

valt onder de Nederlandse loonbelastingwetgeving.

Ben aan het woord

Toen ik een klein jaar geleden bij Amolé aangaf vanuit de camper te willen werken om zo door

Europa te kunnen reizen was ik erg blij met hun reactie. Amolé heeft met mij mee gedacht hoe we

dit werkbaar kunnen maken en we hebben hierover goede afspraken gemaakt.

Het is voor beide kanten een experiment geweest. Vooraf waren er wel vragen over hoe houd ik

contact met het team, hoe weet ik wat er op de planning staat, hoe gaat het met internet, etc. Op

werkdagen zorgen wij er voor dat we alle benodigde voorzieningen hebben zoals stroom voor de

laptops en goed bereik voor het internet. Het internet in de landen waar we tot nu toe zijn geweest is

trouwens nog veel beter dan verwacht! Met Amolé blijf ik in gesprek over hoe we dit alles

vormgeven, maar inmiddels hebben we een goede modus weten te vinden.

Voor mij is het ideaal, mijn 'kantoor' staat elke week op een andere plek waar ik enorm van geniet.

Regelmatig lopen we na een werkdag nog een stuk door een voor ons nieuwe stad, over een strandje

of door het bos. Ook tussen de werkweken door hebben we genoeg tijd om nieuwe plaatsen te

ontdekken, Europa is prachtig!

Een geslaagd experiment waar ik graag nog even van blijf door genieten!

Conclusie

Voor Amolé was het een nieuw fenomeen om langdurig een werknemer remote te laten werken. Het

was echter niet iets om bij voorbaat nee tegen te zeggen. Het was een mooi experiment om uit te

proberen. Op deze manier zijn we er voorzichtig mee opgestart en konden wij onze eigen

leerprocessen doorlopen. Wij zijn er trots op dat dit kan bij ons als klein kantoor. Amolé denkt mee

(ook met werknemers)!